OFFICE AUTOMATION

Pengertian

    Salah satu dari Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer Adanya Office Automation ialah pengguna alat elektronika untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang - orang di dalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Awalnya penggunaan Office Automation atau otomatisasi kantor hanya terbatas pada kalangan pabrik industri saja. Namun, saat ini penggunaannya sudah menyebar hingga kalangan perkantoran. 

    Pada awalnya penggunaan Office Automation hanya sebatas pada kalangan pabrik industri. Namun, sekarang penggunaan Office Automation sudah menyebar hingga perkantoran-perkantoran. Office Automation dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST), mesin ketik yang mampu mengetik kata-kata yang sebelumnya telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Office automation system sebagai word processing, electronic message, work group computing ataupun scheduling, facsimile processing, imaging and electronic documents, and work flow management. 

Office Automation sendiri dirancang menjadi dua yaitu personal dan kelompok.

§  Personal information system, sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan single user supaya dapat meningkatkan produktivitas individu. contoh: microsoft office, IBMs Lotus Smartsuite,dll.

§  Work group information system, sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari suatu kelompok kerja supaya dapat meningkatkan produktivitas dari kelompok kerja. contoh: outlook, microsoft exchange,dll.

Maksud dari gambar diatas yaitu :  

• Ofiice Automation tidak memiliki mengelola data, penggunaan databese dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan dan informasi juga disediakan oleh lingkungan.
• Informasi berfungsi sebagai input bagi aplilasi Office Automation berbasis komputer seperti pengolah kata, email, dan konferensi komputer.
• Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi Office Automation berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

Dalam pembuatan sistem informasi kita harus mengabungkan dan menyatukan semua kegiatan dalam suatu kesatuan proses. Berikut adalah contoh tahapan proses pembuatan sistem informasi :

1. Proses transaksi pertama digunakan sebagai input data transaksi dalam transaction processing system.
2. Proses transaksi kedua menghasilkan suatu output transaksi.
3. Sistem informasi management yang pertama berguna untuk menyederhanakan laporan dan data proses transaksi
4. Sistem informasi manajemen yang kedua menggunakan model bisnis (contohnya MRP) untuk menghasilkan operational management information.
5. Menunjukkan bahwa MIS menggunakan data lebih dari satu operational database
6. Menunjukkan gambaran dari operational database yang ada dari sekumpulan data warehouse.
7. Decision support and executive information systems akan menyediakan akses read-only kepada data warehaouse untuk menghasilkan Decision support and executive information
8. Sebuah expert system membutuhkan database khusus yang menyimpan pengetahuan dan data dari seorang ahli.
9. Expert system mendapatkan suatu masalah sebagai sebuah input dan kemudian menghasilkan solusi sesuai dengan database sistemnya.
10. Personal office automation systems memelihara keseluruhan data dan proses bisnis yang dibutuhkan oleh user.

Tujuan dari Office Automation adalah:

• Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan administrasi.
• Menaikkan produktifitas.
• Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam dan di luar organisasi.
• Mengurangi penghentian kerja.
• Pengurangan biaya peralatan.

Berikut adalah contoh Office Automation dari perangkat lunak :

1. Pengolahan Kata

Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.

2. Surat elektronik

Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan

3. Voice mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.

4. Kalender elektronik

Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik

5. Konferensi Audio

Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.

6. Konferensi video

Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer

3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :

- Video Satu Arah dan Audio Satu Arah

Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat

penerimaan.

- Video Satu Arah dan Audio Dua Arah

Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan

orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.

- Video dan Audio Dua Arah

Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan

pendekatan konferensi yang paling mahal.

7. Konferensi Komputer

- Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.

- Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.

- Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun.

- konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer.

8. Transmisi faxsimili

- FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.

- Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.

9.Videotext

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.

Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu :

- Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.

- Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext

yang disediakan oleh jasa tersebut.

- Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.

10. Pencitraan (imaging)

Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder .Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.